Cuando se trata de enfrentarnos al análisis de costes en nuestra empresa, la realidad es que siempre hay más cabos sueltos de lo que parece. En finanzas, el balance y el estado de resultados nos informan sobre las operaciones y el ritmo de nuestra compañía.

Pero, además de lo anterior, en términos de estrategia, entender todo aquello que afecta y mueve los costes dentro de tu actividad te ayudará a realizar una mejor estimación a futuro, controlar tus recursos y establecer prioridades.

Ahí radica la importancia de mantener el control del día a día y de comenzar a planificar. Si aún no lo has hecho, te recomendamos agendar la realización o revisión de un análisis de costes como un paso más e imprescindible para la correcta definición de la estrategia de tu empresa.

La correcta planificación y previsión de flujos de fondos evitará los problemas por falta de recursos para afrontar las actividades productivas y el pago de obligaciones.

El análisis de toda la información que genera tu empresa, su «historial financiero», es un proceso indispensable que no puedes eludir. Afecta directamente a la toma de decisiones a corto plazo, está relacionado con el capital corriente y tus previsiones de toserería.

EL ANÁLISIS DE COSTES DESDE EL PUNTO DE VISTA PRÁCTICO

Ni todos somos economistas, ni llevamos un asesor fiscal dentro. Así que lo primero que podemos recomendarte, para que puedas verlo todo mucho más claro, es comenzar a analizar a fondo los principales factores económicos que afectan a tu empresa pero… ¿cómo?

Puedes comenzar:

• USANDO GRÁFICOS |El simple hecho de representar los datos disponibles en tu empresa a través de recursos visuales te ayudará a interpretarlos.

• AUTOMATIZANDO | Incorporar a tu estrategia digital la conexión de tus recursos financieros dentro del ámbito de la contabilidad de tu empresa, es de gran ayuda a la hora de:

– Ahorrar costes.

– Mejorar la información financiera que necesitas para optimizar la toma de decisiones.

– Sostener una administración eficiente, maximizando los beneficios.

• DIFERENCIANDO EL BENEFICIO DE LA “CAJA” | No es lo mismo obtener beneficios que disponer de dinero en cuentas bancarias. Por ello se hace necesario tomar en cuenta los ingresos directos y calcular los beneficios antes de los impuestos.

• APOYÁNDOTE EN CIFRAS REALES | La correcta planificación y previsión de flujos de fondos te puede evitar problemas por falta de recursos para afrontar las actividades productivas y el pago de obligaciones.

¿QUÉ TENEMOS QUE TENER EN CUENTA EN EL ANÁLISIS DE COSTES?

Analizar los factores financieros requiere una formulación y una  evaluación cuidadosa con el objetivo de identificar variables que puedan influir en su viabilidad, pero podemos comenzar por lo más sencillo:

Realizar una clasificación de costes haciendo un listado segmentado que incluya:

• Costes directos | Aquellos relacionados directamente con el producto o servicio que prestas. Por ejemplo: materias primas, tiempo de trabajo, transporte o comercialización.
• Costes indirectos | Son los recursos que necesitas para desarrollar la actividad. Por ejemplo: alquiler de las oficinas, nóminas o insumos genéricos.
• Costes fijos | Aquellos que permanecen invariables ante cambios. Como por ejemplo: alquileres, seguros, salarios y gastos promocionales.
• Costes variables | Son los que se modifican de acuerdo a variaciones del volumen de producción o nivel de actividad y pueden tratarse tanto de bienes como de servicios.

La diferenciación entre costes fijos y costes variables es primordial para obtener información fidedigna sobre la situación real de la tesorería de tu empresa.

Estudiar el mercado.

Para competir dentro de un mercado globalizado, las empresas necesitan determinar cuánto cuesta fabricar los productos o generar los servicios que prestan.

Antes de pasar a establecer precios de venta y analizar qué nos genera un mayor rendimiento es importante revisar la contratación de proveedores y hacer un research  o búsqueda de empresas con el objetivo de encontrar los precios más económicos y que mejor se ajusten a tus posibilidades y necesidades.

Calcular el tiempo de amortización.

Es indispensable saber estimar cuánto tiempo necesitaremos para amortizar todos los gastos iniciales a fin de que estos dejen de ser pérdidas para convertirse en beneficios.

Conviene que conozcas de antemano cuáles van a ser las inversiones que deberás acometer y cuáles serán tus gastos corrientes y operativos. Los más comunes se engloban dentro de los costes de:

• Marketing y comercialización
• Producción y logística
• Gastos de personal
• Gastos financieros.

Y recuerda: para alcanzar la viabilidad los gastos deben estar acorde con la realidad y el punto de equilibrio del negocio

Analizar las necesidades de financiación.

Es vital estimar las necesidades operativas de fondos, averiguando cuáles son costes reales: desde los cobros, hasta los pagos, para determinar las necesidades de financiación y los productos financieros más adecuados para tu empresa.

Para alcanzar una perspectiva más amplia y realista del negocio, debes llevar a cabo un análisis de costes con mucha visión y en muchos casos apoyarte en la experiencia de profesionales que sepan ver más allá de los números y que te acompañen en la previsión de objetivos a medio y largo plazo.